ปัจจัยสำหรับใช้ในการพิจารณาเมื่อมีการพัฒนาระบบข้อมูลทรัพยากรบุคคล โดย Bert Markgraf

ธันวาคม 26th, 2019

ผู้จัดการหลายๆท่านจะบอกกับคุณว่า พนักงานของพวกเขาเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุด ระบบข้อมูลทางทรัพยากรบุคคลที่เป็นซอฟแวร์หรือระบบออนไลน์ที่ช่วยให้บริษัทจัดการทรัพยากรอันมีค่า และให้ข้อมูลเพื่อใช้ในการตัดสินใจในการบริหารจัดการ เพื่อจะพัฒนาระบบ คุณต้องพิจารณาหลายๆตัวแปร เช่น พนักงานใหม่, ค่าตอบแทน, การเลื่อนตำแหน่ง, การวางแผนการเกษียณอายุและการสืบทอดตำแหน่ง

วัตถุประสงค์

วัตถุประสงค์โดยรวมของระบบข้อมูลทรัพยากรบุคคล มีเพื่อเพิ่มศักยภาพของ HR admin และลดค่าใช้จ่าย เพื่อบรรลุเป้าหมาย ระบบจะเดินฟังก์ชันพื้นฐานแบบอัตโนมัติและการรับส่งข้อมูลระหว่างพนักงานจะต้องสะดวก ระบบดังกล่าวจะต้องสามารถเก็บและรวมข้อมูลได้มากกว่าแบบเก่าซึ่งเป็นระบบแมนนวล แต่มีประสิทธิภาพ และต้องสามารถดึงข้อมูลเพื่อมานำเสนอให้แก่ผู้จัดการเพื่อใช้ในการตัดสินใจได้ด้วย เมื่อคุณกำลังพิจารณาถึงระบบข้อมูลทรัพยากรบุคคลสักระบบหนึ่งคุณ จะต้องมั่นใจว่าระบบที่คุณจะใช้นั้น มีฟังก์ชั่นที่สามารถตอบโจทย์ในการทำงานได้อย่างครอบคลุมครบถ้วนทั้งในด้านของพนักงานและพนักงานที่ปฏิบัติงานในส่วนของ HR ด้วย

ฟังก์ชันการทำงาน

ระบบข้อมูลทรัพยากรบุคคล คือ การเก็บรักษาข้อมูลต่างๆของพนักงาน ข้อได้เปรียบยิ่งกว่านั้นคือมีการบ่งบอกถึงตำแหน่งพนักงานในองค์กร การจับคู่ประวัติพนักงานกับตำแน่งงาน และแนะนำโปรแกรมเทรนนิ่งพนักงาน หากตรวจพบว่าประวัติพนักงานและตำแหน่งงานยังมีความไม่เหมาะสม ผู้บริหารสามารถใช้ระบบข้อมูลทรัพยากรบุคคลสำหรับประเมินการเลื่อนตำแหน่งพนักงานตามสายงานในองค์กรที่เหมาะสม โดยการประเมินประสิทธิภาพการทำงานให้สอดคล้องกับตำแหน่งงานที่มีการร้องเพิ่มพนักงานเข้ามา

การรักษาความปลอดภัย

ระบบข้อมูลทรัพยากรบุคคล จะต้องรักษาความเป็นส่วนตัวของข้อมูลพนักงานได้ และต้องให้ความมั่นใจว่าข้อมูลมีความถูกต้องและสามารถเข้าถึงได้เฉพาะผู้ที่มีอำนาจในการเข้าถึง เมื่อมีการพัฒนาระบบจะต้องมั่นใจว่า ระบบจะทำการร้องขอ username และ password เพื่อเข้าสู่ระบบและมีบันทึกกิจกรรมที่เกิดขึ้นรวมทั้งผู้ที่เข้ามาในระบบด้วย โดยทั่วไปแล้วระบบจะบันทึกประวัติการเข้ามาดู ข้อมูลระดับการเปลี่ยนแปลงข้อมูลและโครงสร้างของ database ในส่วนของขั้นตอนที่ควบคุมการเปลี่ยนแปลงข้อมูล จะต้องมั่นใจได้ว่าสามารถแก้ไขข้อมูลได้เฉพาะส่วนที่จำเป็น และมีการจัดเก็บประวัติและกิจกกรมการเปลี่ยนแปลงข้อมูลไว้

การดำเนินงาน

การวางแผนว่าจะใช้งานระบบอย่างไร เป็นปัจจัยหลักในการพัฒนาระบบทรัพยากรบุคคล การเปลี่ยนแปลงที่มากจนกลายเป็นระบบใหม่ จะต้องไม่ส่งผลกระทบต่อการทำงานของบริษัทและการรับส่งข้อมูลระหว่างพนักงาน นอกจากนี้ยังจำเป็นที่จะต้องมีการจัดการอบรมให้แก่พนักงานเกี่ยวระบบใหม่ที่จะนำเข้ามา บ่อยครั้งที่บริษัทมักจะมีการปฏิบัติงานแบบคู่ขนานระหว่างการใช้งานระบบเก่าและระบบใหม่ โดยมีการจำกัดระยะเวลาการดำเนินการในลักษณะดังกล่าว เพื่อเป็นการฝึกฝนการใช้งานและการเปลี่ยนถ่ายระบบอย่างค่อยเป็นค่อยไป โดยเมื่อนำระบบใหม่เข้ามาใช้งานอย่างเต็มรูปแบบแล้ว ก็ยังสามารถเข้าถึงข้อมูลได้โดยใช้ระบบเดิมเฉพาะกรณีที่มีความจำเป็น

 

ที่มาบทความ :

https://smallbusiness.chron.com/factors-consider-developing-human-resource-information-system-60470.html