ประโยชน์ของ outsourcing payroll ในยุคโควิด บริษัทของคุณกำลังประสบปัญหาเรื่องการจ่ายเงินเดือนหรือเปล่า มาดูวิธีแก้ไขกัน!

ถึงแม้ว่าหลายๆบริษัทจะให้ความสำคัญกับการนำเทคโนโลยีมาใช้ในกิจการแค่ไหน ก็ปฎิเสธไม่ได้ว่าพวกเขาให้ไม่ให้ความสำคัญกับการจ่ายเงินเดือนเท่าที่ควร

การจ่ายเงินเดือนกลายเป็นสิ่งที่ยากเพราะสาเหตุหลายอย่าง เช่น สมาชิกในทีมมีไม่พอ ตามกฏหมายไม่ทัน ไม่มีเทคโนโลยีเข้ามาช่วยจัดการกับค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น และบางทีก็มีใช้จ่ายแฝง

การแพร่ระบาดของโควิด-19 ยิ่งทำให้เรื่องนี้ยากยิ่งขึ้นไปอีก โดย Zellis ได้พบว่า จากผลจากการสำรวจในเรื่องการตัดสินใจ กว่า 30% ขององค์กรสูญเสียความสามารถในการจัดการจ่ายเงินเดือน ซึ่งก็เป็นผลมาจากหลายอย่าง เช่น เมื่อต้องทำการจ่ายเงินอย่างกระทันหัน พนักงานต้องทำงานหนักมากขึ้น แถมยังมีเรื่องของการเข้าไม่ถึงเทคโนโลยีเมื่อต้องทำงานที่บ้าน และความกังวลว่าจะต้องสูญเสียพนักงานจ่ายเงินเดือนเพราะเป็นโรคหรือลางาน

อย่างไรก็ตาม ในเวลาปกติที่ไม่มีการแพร่ระบาด ฝ่ายจ่ายเงินเดือนและทรัพยากรบุคคลก็ยังเจอปัญหากับการใช้เทคโนโลยีเพื่อการทำงานอยู่ดี แล้วไหนจะต้องกังวลกับความต่อเนื่องของกิจการอีกเพราะหากเกิดเหตุการที่ทำให้การบริการต้องหยุดชะงัก เช่น พนักงานลาออก บริษัทอาจจะสูญเสียผลประโยชน์อย่างมาก

การที่องค์กรมีความผสมผสานระหว่างพนักงานขององค์กรเองและพนักงานที่จ้างจากบริการ outsourcing ช่วยให้ปัญหาเหล่านี้หมดไปได้ เพราะแทนที่เราต้องมาดูแลให้แต่ละฝ่ายใช้เทคโนโลยีเป็น เราก็แค่จ้างพนักงานจากข้างนอกที่มีความรู้อยู่แล้วเข้ามาจัดการให้ โดยสิ่งที่เราต้องทำก็แค่จ่ายเงินในราคาที่สมเหตุสมผล

ถึงแม้การที่ได้บริษัทที่เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรมนุษย์และการจ่ายเงินเดือนมาช่วยสนับสนุนบริษัทจะมีประโยชน์มากมาย แต่ในบทความนี้เราจะมาพูดถึงข้อดี 3 ข้อหลักๆ ของการจ้าง outsourcing payroll กัน

1. ลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ

ประโยชน์ที่เห็นชัดที่สุดของการจจ้าง outsourcing payroll คือการรักษาผลประโยชน์ให้กับองค์กร เนื่องจากพนักงานของ outsourcing payroll มักเป็นผู้มีประสบการณ์ จึงสามารถดำเนินความสะดวกให้บริษัทของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ บริษัทที่ให้บริการ outsourcing payroll จะมีข้อได้เปรียบเรื่องขนาดองค์กร การจัดหาพนักงาน และการลงทุนในเทคโนโลยี ซึ่งฝ่ายที่จ่ายเงินเดือนภายในบริษัทไม่สามารถทำเช่นนี้ได้

นอกจากนั้นคุณยังจะได้ประโยชน์จากการกำจัดรายจ่ายแฝง เช่น ความผิดพลาดของฝ่ายทำเงินเดือนจากการคำนวณผิดพลาด หรือจะเป็นการส่งเอกสารให้กรมสรรพากรไม่ตรงเวลา ยิ่งไปกว่านั้นค่าใช้จ่ายในการจ้างพนักงานซึ่งต้องการหลายคนมาทำเรื่องเงินเดือนในบริษัทยังมากกว่าการจ้างบริษัทที่เชียวชาญทางด้านนี้และมีระบบที่มีประสิทธิภาพมาทำงานให้เสียอีก

เพราะฉะนั้นจึงสรุปได้ว่าคุณจะเสียเงินและเวลาน้อยลงไปกับการจัดงานเรื่องเงินเดือน และสามารถนำเงินและเวลาที่เหลือไปจัดการเรื่องอื่นๆเพื่อพัฒนาธุรกิจของคุณตามที่คุณตั้งเป้าไว้ได้ด้วย

2. เข้าถึงผู้เชี่ยวชาญด้านกฏหมาย (นโยบาย) ที่ประกาศโดยรัฐบาล รวมถึงการทำตามนโยบายต่างๆได้อย่างมีประสิทธิภาพ และการจำกัดความเสี่ยงที่ดีมากขึ้น

นอกจากคุณจะได้รับทั้งบริการทางด้านระบบที่ปลอดภัยและกำลังคนที่เพียงพอแล้ว คุณยังได้ความรู้จากผู้เชี่ยวชาญทางด้านเงินเดือนอีกด้วย ซึ่งความรู้เหล่านี้ก็ไม่ได้เรียนรู้กันง่ายๆเลย ยิ่งเกิดการแพร่ระบาดของโควิด-19 ทำให้รัฐบาลเปลี่ยนนโยบายและกฎหมายหลายอย่างเกี่ยวกับการจ่ายงินเดือน และภาษีต่างๆ ยิ่งทำให้ผู้เชียวชาญด้านการเงินเหล่านี้มีความสำคัญยิ่งขึ้น

ยิ่งไปกว่าการเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการจ่ายเงินเดือนในเวลาคับขันเช่นนี้ บริการ outsourcing payroll ยังสามารถจัดการกับการเปลี่ยนแปลงทางด้านด้านการเงินและนโยบายต่างๆจากทางรัฐบาล รวมถึงการคำนวณเงินเดือน ภาษี และทำเอกสารส่งสรรพากรให้ทันท่วงที บริการ outsourcing payroll ที่ดีจะเป็นส่วนที่เข้ามาเติมเต็มให้กับบริษัทของคุณ

และเมื่อคำนึงถึงเรื่องความปลอดภัยของข้อมูล การมี outsourcing payroll ช่วยทำให้ข้อมูลของคุณไม่รั่วไหล เนื่องจากสามารถสังเกตความผิดปรกติของการดำเนินการต่างๆได้อย่างรวดเร็ว ป้องกันการโจรกรรมข้อมูลสำคัญของบริษัท

ความเสี่ยงอีกอย่างของการมีฝ่ายจัดการเงินเดือนของบริษัทก็คือ เมื่อพนักงานคนดังกล่าวป่วย ลา หรือลาออก โดยไม่ได้สอนงานให้พนักงานที่จะเข้ามาใหม่ บริษัทของคุณอาจต้องเจอกับความล่าช้าของการจ่ายเงินเดือน ทำรายการจ่ายผิด หรือลืมทำจ่าย แต่เมื่อมี outsourcing payroll งานเหล่านี้จะไม่เป็นปัญหาเลยสักนิดเดียว แถม outsourcing payroll ยังสามารถสนับสนุนกิจการคุณได้ เมื่อมีการขยายกิจการหรือรวมบริษัทกับอีกบริษัทหนึ่งอีกด้วย

3.ได้รับบริการเสริมอื่นๆอีกมาก

คนมักคิดว่าการจ่ายเงินเดือนเป็นอะไรที่มีความลึกลับซับซ้อน เมื่อพวกเขาเหล่านั้นไม่มีความรู้เกี่ยวกับมัน ดังนั้นผู้ให้บริการทางด้านเงินเดือนที่ดีจะสามารถรายงานขั้นตอนต่างๆได้ตั้งแต่เริ่มคำนวณเงินเดือน จนถึงการจ่ายภาษีรายปี

มากไปกว่านั้น outsourcing payroll ยังสามารถใช้ความเชี่ยวชาญเพื่อทำให้คุณใช้ข้อมูลทางบัญชีได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดอีกด้วย อย่างเช่นการนำมาใช้ดังต่อไปนี้

  • คาดการการลาออกของพนักงาน
  • จัดการกับความผิดปรกติทางด้านเงินเดือน เช่น การโกง หรือปลอมแปลงเอกสารทางด้านการเงิน
  • เปรียบเทียบความสามารถและเงินเดือนของผู้สมัครงานหรือพนักงานเพื่อดูความเหมาะสมที่จะขึ้นเงินเดือน
  • ให้ความรู้ด้านการเงินต่างๆ เช่น ค่าใช้จ่ายและผลกระทบของการทำงานล่วงเวลา ค่าใช้จ่ายของการลาของพนักงาน หรือข้อมูลด้านสถิติอื่นๆ

การมีข้อมูลเหล่านี้ทำให้คุณสามารถวิเคราะห์ผลประกอบการของบริษัทได้ และพัฒนาธุรกิจไปในทางที่คุณตั้งเป้าไว้

ในอนาคต

Outsourcing payroll จะทำให้บริษัทประสบความสำเร็จทั้งในระยะสั้นและระยะยาว โดยเฉพาะบริษัทที่ได้รับผลกระทบจากโควิด-19 ในระยะสั้นบริษัทที่ได้รับผลกระทบการโควิด-19 ด้านประสิทธิภาพของการจ่ายเงินเดือนและบัญชีจะได้รับประโยชน์จากการจ้างบริการ outsourcing อย่างมาก

เห็นได้ว่าบริการ outsourcing กำลังไปได้ดี และเป็นที่นิยมในระยะยาว เนื่องจากเป็นการลดค่าใช้จ่ายและลดความเสี่ยงจากเศรษฐกิจที่ไม่แน่นอน และถึงแม้สถานการณ์จะกลับมาเป็นปกติ องค์กรต่างๆก็จะต้องจัดการปัญหาที่ตามมาอีกนับไม่ถ้วน เพราะอย่างนั้นการได้รู้ว่าระบบการจ่ายเงินได้รับการดูแลอย่างดีอาจจะทำให้เบาใจลงไปอีกมาก

เครดิค https://www.itproportal.com/features/the-benefits-of-outsourcing-payroll-in-the-era-of-covid-19/